Un cambiamento già in atto
L’intelligenza artificiale non è più un tema su cui riflettere durante i panel, né una tecnologia “per aziende grandi e multinazionali”.
È diventata, in tempi strettissimi, uno strumento operativo, utilizzato da un numero crescente di aziende ma anche di studi commercialisti.
Gli sviluppi dell’ultimo anno, tra modelli linguistici più affidabili, strumenti installabili on-premise e automazioni personalizzabili, hanno abbattuto molte barriere all’ingresso: come la paura di perdere il controllo, l’incertezza normativa e la mancanza di soluzioni pronte.
A conferma di questo trend, anche il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) ha pubblicato nel 2025 una guida operativa all’uso dell’intelligenza artificiale per la professione, evidenziandone potenzialità e limiti concreti.
Oggi, quindi, non dobbiamo più chiederci se utilizzare l’AI, ma da dove partire e come farlo in sicurezza.
Applicazioni pratiche dell’AI negli studi commercialisti
L’intelligenza artificiale può essere usato, con effetto immediato, in molte delle attività operative che oggi consumano tempo prezioso. Non si tratta di una rivoluzione teorica, ma di applicazioni già testate su casi concreti.
Recupero rapido delle email per accertamenti
Quando arriva una richiesta dall’Agenzia delle Entrate, il tempo conta.
L’AI può indicizzare automaticamente lo storico delle email scambiate con clienti e istituzioni, permettendo di recuperare velocemente informazioni rilevanti, già elaborate per essere integrate nella risposta. Questo tipo di automazione può ridurre il tempo di ricerca di oltre il 90% e di elaborazione del 70%.
Estrazione dati da visure e allegati
Documenti come visure camerali, ricevute, bilanci o moduli precompilati possono richiedere molto tempo per essere gestiti. Qualcuno deve leggerli, capire dove si trovano le informazioni utili e, nella maggior parte dei casi, trascriverle a mano.
Oggi l’AI può occuparsene in autonomia.
Grazie a tecnologie come l’OCR (che “legge” anche i PDFi) e ai modelli linguistici, l’AI è in grado di riconoscere i dati più rilevanti all’interno di questi documenti, come una partita IVA, una data, un importo, e di organizzarli in modo ordinato, pronti per essere usati nei sistemi contabili o nei gestionali dello studio.
Con un’automazione di questo tipo si passa da 30 minuti a meno di 2 minuti per documento riducendo significativamente il margine di errore.
Gestione delle scadenze e dei solleciti
Ogni cliente ha le sue scadenze, e ricordarle a tutti è complesso, se non impossibile. L’AI può generare notifiche, messaggi personalizzati, programmare invii e attivare follow-up in caso di mancata risposta. Risultato: maggiore puntualità, meno dimenticanze, clienti più soddisfatti.
Comunicazioni ricorrenti e customer care
Domande come “Mi ricorda la scadenza per l’F24?” o “Serve ancora il Durc aggiornato?” arrivano ogni giorno in qualsiasi studio.
Un assistente AI può gestire queste richieste, 24/7, fornendo risposte coerenti, aggiornate e sempre tracciabili.
Archiviazione e classificazione documentale
L’AI può organizzare automaticamente i documenti dello studio, assegnando tag, nomi coerenti e criteri di classificazione personalizzati. Questo semplifica gli audit, migliora la tracciabilità e rende le informazioni facilmente reperibili.
Sicurezza prima di tutto
I benefici dell’AI esistono solo se accompagnati da garanzie solide su privacy, tracciabilità e controllo. Il nuovo AI Act europeo impone criteri chiari di trasparenza e supervisione umana per i sistemi usati in ambito professionale.
Per questo è importante scegliere soluzioni che:
- funzionino in locale o su server privati
- non inviino dati a servizi esterni
- garantiscano auditabilità e controllo umano
Una soluzione già pronta
Chi vuole iniziare a sperimentare l’AI in studio può farlo anche senza stravolgere l’infrastruttura esistente.
Esistono strumenti plug & play, come Brainyware Box, pensati proprio per automatizzare le attività più ripetitive, in modo sicuro, semplice e misurabile.